Ter uma política de frota bem embasada pode ajudar a sua empresa a crescer e diminuir prejuízos e gastos
Estabelecer regras claras e acessíveis é fundamental quando se tem um negócio. Não dá para simplesmente contar com o bom senso da equipe ou não ter um padrão de ações. Uma política de frotas é uma ferramenta de gestão essencial para qualquer negócio. Se a sua empresa ainda não tem uma, saiba quais são os pontos mais importantes a considerar.
O que é uma política de frotas?
A política de frotas é um documento criado de acordo com as necessidades e particularidades de cada empresa. Nesse documento, devem ser estabelecidas normas e procedimentos internos sobre a gestão e o uso dos veículos da frota, que vão dar suporte aos gerentes e todos os outros colaboradores das suas atividades diárias.
É nesse documento que estão todos os pontos para formalizar as práticas da empresa, de maneira organizada e eficiente. Com isso, os recursos são mais bem aproveitados e seu uso, otimizado, trazendo economia para a empresa.
Quais pontos uma política de frotas deve considerar
Quando se fala em frota, muitas pessoas já imaginam um número grande de carros, mas não é necessariamente assim. Dois ou três veículos já configuram uma frota.
Independente da quantidade de carros, caminhões, motos ou veículos pesados, é importante determinar algumas linhas-guias para quem trabalha usando esses recursos.
De modo geral, pense nos seguintes pontos para começar a construir uma boa política de frota:
A função de cada veículo
Colaboradores que podem utilizar os veículos (como condutores ou como passageiros)
As normas para o uso
Quem pagará multas de trânsito ou avarias (e sob quais regras e condições, se há exceções)
Limite geográfico para trânsito
Outras normas e regras importantes para o bom uso e funcionamento, que podem variar de acordo com a natureza do negócio
Quais os benefícios de ter uma política de frotas?
Esse documento deve ter acesso fácil a todos da empresa e estar integrado à sua cultura. Afinal, esses recursos podem ser usados não só por aqueles funcionários com ligação direta à frota, mas também outros. Se a política está divulgada e acessível, todos da empresa saberão quais são seus direitos e deveres.
Fora isso, a ausência de processos claros deixa a equipe sem uma orientação precisa. Isso pode reduzir a produtividade e aumentar a ocorrência de erros.
Leve em consideração também que uma política de frota pode ter o apoio da tecnologia, com o uso de software para coletar dados (como localização e controle de combustível e quilometragem).
Veja outras vantagens de ter uma política de frotas bem definida.
Estabelecer funções e dividir responsabilidades
Se os carros são usados profissionalmente, é importante sempre definir o escopo do trabalho de cada um. Quem dirige é a mesma pessoa encarregada de abastecer o veículo? Quem é o responsável pela manutenção do dia a dia e pelas revisões periódicas?
Todas essas perguntas precisam ter uma resposta definida, assim um gestor saberá quem deve consultar quando algo não está funcionando direito. É também uma segurança para o funcionário, que não deve acumular funções enquanto outros não entregam o que é necessário.
Definir questões legais
Mesmo que o condutor seja extremamente cuidadoso, não dá para eliminar as chances de receber uma multa de trânsito enquanto trabalha. Na política de frotas, deve estar bem definido quem pagará pela multa, se o motorista, a empresa ou os dois, numa divisão de porcentagem.
O motorista também deve estar bem informado em relação aos pontos na CNH, visto que multas são de responsabilidade do condutor e nem sempre do proprietário do veículo.
Reduzir custos
Com o uso da tecnologia, como o rastreamento por GPS, é possível planejar rotas e economizar tempo nos deslocamentos. Além disso, controle de velocidade e tempo ocioso são outros fatores que influenciam na manutenção e gestão dos recursos da empresa.
Aumentar qualidade no serviço prestado
Controlando manutenções, reduzindo imprevistos e gerenciando o tempo, a qualidade do serviço tende a melhorar. O cliente fica mais satisfeito e o trabalhador sofre menos com os desgastes gerais inerentes à função.
Diminuir os custos com seguro
Uma política de frotas completa age também para aplicar estratégias de prevenção contra roubos. Isso altera o histórico de controle de perdas. Ao considerar também a segurança geral dos veículos e motoristas, as taxas de acidentes e sinistros diminuem, baixando os custos com seguro.
Erros mais comuns no gerenciamento de frotas
Na pressa de implementar uma política para tentar diminuir gastos de qualquer maneira, muitas pequenas e médias empresas acabam cometendo erros que podem causar muito mais prejuízo não só financeiro, mas também para a imagem da empresa interna e externamente.
Tenha atenção para não cometer esses erros:
Não fazer a manutenção preventiva dos veículos
Não levar em consideração horários de pico do trânsito — que influenciam no tempo para cumprir uma tarefa e no combustível usado
Ignorar o controle do combustível
Desconsiderar medidas de redução de acidentes e roubos
Não investir em educação no trânsito, ações para reduzir multas e regras para o pagamento das mesmas
O que acontece quando o carro da empresa recebe uma multa?
Um empregador só pode cobrar do empregado o valor da multa recebida se isso estiver expresso em algum documento assinado pelas partes, seja no contrato de trabalho ou no termo de utilização do veículo. Se não houver essa autorização expressa, é ilícito exigir que o empregado pague a multa.
No caso de autorização, o valor da multa deve ser descontado na folha de pagamento.
A empresa deve indicar ao Detran o condutor infrator no prazo de 30 dias, segundo o Código de Trânsito Brasileiro. Os pontos serão somados à CNH desse condutor. Se perder esse prazo, além da multa original, será lavrada uma nova multa (a multa NIC). O total dessa última é o valor da multa original multiplicada por dois.
Depois que o condutor é identificado, ele pode recorrer ao Detran normalmente. Se você precisa de ajuda para cancelar uma multa, procure a equipe do Anula Multa.
